データベースが増え過ぎて、だんだん使われなくなってきた・・・

ノーツ管理者Ｓさんは、各部署からの依頼に応じて、日々ユーザーが使いやすいようにと、データベースの作成依頼に
応じてきました。
作成した当初は、順調に情報量も増え、有効に利用されているように思えました。

しかし、2ヶ月もするとまた別の要望がでてきて、また新しいデータベースを作成する日が続いていました。

そんな折、ノーツのサポート期間も切れるので、最新のバージョンに移行する計画が持ち上がり、
Ｓさんは稼動しているデータベースの数を調べ、愕然としました。

なんと、データベースの数が４００個以上にもなっており、このままではハードディスクの容量にも不安がでてきました。

しかもバージョンアップの際、これらのＤＢをすべて移行するには、莫大な費用がかかってしまうことにも頭を
抱えてしまいました。

上司からは、ノーツをやめて別のグループウェアに移行した方がバージョンアップの費用もかからないのではないか
と言われるようになり、今後無駄な開発は行わないようにとの命令が下ってしまいました。

Ｓさんは、この膨大なデータベースを有効に活用し、しかもコストを抑えて運用するにはどうしたらよいか、
途方にくれていました。

 

　ノーツ資産を生かす社内ポータルの構築です。

【解決のポイント】

・業務ごとにデータベースを整理し、本当に必要なものだけを洗い出して70%の削減

・使い慣れているDBはそのままインターフェースを変えず、起動画面の変更で業務効率ＵＰ

・コストをかけずに、最大の効果を実感

実感するそれぞれの効果は・・

社員
　　・必要な情報に素早くアクセスでき、また情報が散在しないことで、業務に集中できる。

経営者
　　・毎日・毎月の売上状況など、経営に関する重要な情報をポータルで可視化でき、迅速な経営
　　　判断に役立つ。
　　・メールだけでは伝えきれないトップの思いを、ポータルで確実に、タイムリーに伝えられる。

システム管理者
　　・ポータル専用の設定画面で必要な情報を登録するだけで導入に手間がかからない。
　　・追加や変更にも素早く対応できるので、ユーザーの要求にも迅速に対応できる。
　　・データベースの整理（棚卸）ができ、不要なDBの管理コストも削減できる。